Exercice : Migration CRM

Mise en contexte

Distributions Boréale Inc. est une entreprise québécoise de distribution alimentaire établie à Trois-Rivières. Elle dessert des restaurants, épiceries, hôtels et institutions à travers le Québec.

L’entreprise utilise actuellement un vieux logiciel de gestion pour suivre ses clients et ses ventes. La direction a décidé de migrer vers Salesforce pour centraliser l’information commerciale. L’ancien système a exporté les données dans quatre fichiers CSV :

Fichier	Contenu	Objet Salesforce visé
comptes_boreale.csv	Entreprises clientes	Comptes
contacts_boreale.csv	Personnes-ressources chez les clients	Contacts
leads_boreale.csv	Pistes captées lors d’événements	Leads
opportunites_boreale.csv	Ventes en cours de négociation	Opportunités

Ton mandat : ouvrir ces fichiers dans Excel, nettoyer les données, les consolider, puis préparer les fichiers pour l’importation dans Salesforce.

Et les opportunités?

Le Data Import Wizard de Salesforce ne permet pas d’importer les opportunités. Seuls les Comptes, les Contacts et les Leads seront importés dans Salesforce. Le fichier d’opportunités sera nettoyé et analysé dans Excel seulement — les opportunités seront créées manuellement dans Salesforce lors de l’exercice suivant.

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Partie 1 : Importation des fichiers CSV

1. Ouvre un nouveau classeur vide dans Excel.

2. Importe le fichier comptes_boreale.csv :

   • Va dans Données → Obtenir des données → À partir d’un fichier → À partir d’un fichier texte/CSV.
   • Sélectionne comptes_boreale.csv.
   • Dans l’aperçu, vérifie que le délimiteur est bien le point-virgule (;).
   • Clique sur Charger.

3. Renomme la feuille créée : double-clique sur l’onglet et nomme-la Comptes.

4. Répète les étapes 2 et 3 pour les trois autres fichiers :

   • contacts_boreale.csv → feuille Contacts
   • leads_boreale.csv → feuille Leads
   • opportunites_boreale.csv → feuille Opportunités

5. Enregistre le classeur sous le nom migration_boreale.xlsx.

Encodage des caractères

Si les accents s’affichent mal (é au lieu de é), change l’Origine du fichier à 65001 : Unicode (UTF-8) dans la fenêtre d’importation.

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Partie 2 : Nettoyage des données

Les données exportées de l’ancien système contiennent plusieurs problèmes courants. Tu vas les corriger feuille par feuille.

2.1 Feuille Comptes

1. Supprime la colonne ID_Ancien — c’est un identifiant interne de l’ancien système, inutile pour Salesforce.

2. Corrige les espaces parasites dans la colonne Nom du compte. Utilise la formule SUPPRESPACE() dans une colonne temporaire, puis colle les valeurs corrigées par-dessus l’original.

   Technique rapide

   Dans une cellule libre (ex. : J2), entre =SUPPRESPACE(A2) (où A2 contient maintenant le nom du compte après suppression de la colonne ID). Copie la formule vers le bas, sélectionne la plage résultante, copie-la, puis colle en Valeurs uniquement par-dessus la colonne d’origine. Supprime ensuite la colonne temporaire.

3. Identifie et supprime le doublon. Deux lignes représentent la même entreprise (même nom, même téléphone, même adresse).

   • Utilise Données → Supprimer les doublons ou repère-le visuellement après avoir nettoyé les espaces.

4. Vérifie les données manquantes : deux comptes n’ont pas de site web. C’est acceptable — laisse les cellules vides.

2.2 Feuille Contacts

1. Supprime la colonne ID_Contact — même raison que pour les comptes.

2. Corrige les espaces parasites dans les colonnes Nom et Prénom avec SUPPRESPACE().

3. Standardise les numéros de téléphone. Certains utilisent des tirets (418-555-0124), d’autres des espaces (418 555 1235) ou aucun séparateur (8195550149). Choisis un format uniforme (ex. : 418-555-0124) et corrige les incohérences manuellement ou avec des formules de texte.

   Astuce formatage téléphone

   Pour le numéro sans séparateur (8195550149), tu peux utiliser :

   =GAUCHE(A2;3)&"-"&STXT(A2;4;3)&"-"&DROITE(A2;4)

4. Repère le contact sans courriel (Daniel Lapointe). Note-le, mais ne supprime pas la ligne — un contact sans courriel reste un contact valide.

2.3 Feuille Leads

1. Supprime le doublon (Amélie Bouchard apparaît deux fois — la note « Doublon — même lead » confirme qu’il s’agit d’une erreur).

2. Uniformise la colonne Statut. Les valeurs utilisent des casses incohérentes : « Nouveau », « NOUVEAU », « nouveau », « contacté », « Contacté », « Qualifié ». Uniformise en première lettre en majuscule :

   =MAJUSCULE(GAUCHE(A2;1))&MINUSCULE(DROITE(A2;NBCAR(A2)-1))

   Ou corrige manuellement — il n’y a que 11 lignes.

3. Note le téléphone manquant (Josée Lafleur) et la possible coquille dans le courriel d’André Tanguay (microdufford au lieu de microdufjord). Signale ces anomalies dans une note, mais ne les invente pas — tu n’as pas l’information correcte.

2.4 Feuille Opportunités

1. Corrige la colonne Montant :

   • La valeur 45000 de « Logistique régionale Saguenay » contient un espace initial — supprime-le.
   • La valeur 110000 $ de « Contrat annuel produits laitiers » contient un symbole de devise — retire le $ pour ne garder que le nombre.
   • Vérifie que toutes les valeurs sont bien reconnues comme des nombres (alignées à droite dans Excel). Si certaines sont en format texte, utilise VALEUR() pour les convertir.

2. Corrige le format de date incohérent :

   • L’opportunité « Approvisionnement boulangerie » a une date au format 15/06/2026 alors que les autres utilisent 2026-06-15. Corrige pour que toutes les dates soient dans le même format.

3. Convertis la colonne Probabilité (%) en format pourcentage : divise les valeurs par 100 si nécessaire et applique le format Pourcentage.

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Partie 3 : Préparation pour Salesforce

Avant d’importer les données dans Salesforce avec le Data Import Wizard, les fichiers doivent respecter un format précis.

Objets supportés par le Data Import Wizard

Le Data Import Wizard de Salesforce permet d’importer les Comptes, les Contacts, les Leads, les Solutions et les objets personnalisés. Il ne supporte pas les Opportunités, les Cases ni les Campagnes. Pour ces objets, Salesforce offre un autre outil (Data Loader) qui est plus complexe et hors du cadre de ce cours. Tes opportunités resteront dans Excel pour l’analyse — elles seront créées manuellement dans Salesforce plus tard.

3.1 Correspondance des colonnes

Le Data Import Wizard utilise des noms de champs en anglais. De plus, certains champs sont des listes de valeurs prédéfinies (picklists) : les valeurs dans ton fichier doivent correspondre exactement à celles configurées dans Salesforce, sinon l’importation échouera.

Crée une copie de chaque feuille nettoyée et renomme les colonnes selon la correspondance suivante :

Comptes

Colonne actuelle	Nom Salesforce
Nom du compte	Account Name
Industrie	Industry
Téléphone	Phone
Adresse	Billing Street
Ville	Billing City
Province	Billing State/Province
Code postal	Billing Zip/Postal Code
Site web	Website

Contacts

Colonne actuelle	Nom Salesforce
Prénom	First Name
Nom	Last Name
Compte	Account Name
Titre	Title
Téléphone	Phone
Courriel	Email

Lien Compte-Contact

La colonne Account Name dans le fichier des contacts doit contenir le nom exact du compte tel qu’il apparaît dans le fichier des comptes. C’est ainsi que Salesforce crée automatiquement le lien entre un contact et son entreprise lors de l’importation.

Leads

Colonne actuelle	Nom Salesforce
Prénom	First Name
Nom	Last Name
Société	Company
Titre	Title
Courriel	Email
Téléphone	Phone
Source du lead	Lead Source
Statut	Lead Status

3.2 Correspondance des valeurs de listes (picklists)

Les champs Lead Status et Lead Source sont des listes de valeurs prédéfinies dans Salesforce. Un Trailhead Playground utilise les valeurs par défaut en anglais. Si tu importes une valeur qui n’existe pas dans la liste, Salesforce refusera la ligne.

Dans ta copie de la feuille Leads, remplace les valeurs françaises par leurs équivalents Salesforce :

Statut du lead → Lead Status :

Valeur dans ton fichier	Valeur Salesforce
Nouveau	Open - Not Contacted
Contacté	Working - Contacted
Qualifié	Working - Contacted

Perte de nuance

Salesforce n’a pas de statut « Qualifié » par défaut — on utilise Working - Contacted pour les deux. En entreprise, un administrateur Salesforce ajouterait des valeurs personnalisées à cette liste pour refléter le processus de vente réel. Pour cet exercice, on travaille avec les valeurs par défaut.

Source du lead → Lead Source :

Valeur dans ton fichier	Valeur Salesforce
Site web	Web
Référence	Partner Referral
Salon commercial	Other

Pourquoi « Other »?

Salesforce n’a pas de valeur Trade Show par défaut dans la liste Lead Source. On utilise Other comme valeur de remplacement. Encore une fois, en entreprise, cette liste serait personnalisée pour inclure « Salon commercial ».

3.3 Exporter en CSV

1. Pour chaque feuille préparée (Comptes, Contacts, Leads), enregistre-la dans un fichier CSV séparé :

   • Fichier → Enregistrer sous → Format CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (.csv).
   • Nomme les fichiers : sf_comptes.csv, sf_contacts.csv, sf_leads.csv.

2. Vérifie le délimiteur dans chaque fichier exporté. Ouvre le CSV dans le Bloc-notes (clic droit → Ouvrir avec → Bloc-notes) et regarde si les valeurs sont séparées par des virgules (,) ou des points-virgules (;).

Piège fréquent : le séparateur CSV en français

Salesforce attend des fichiers CSV délimités par des virgules (,). Or, Excel en français utilise souvent le point-virgule (;) comme séparateur par défaut — parce que la virgule sert déjà de séparateur décimal en français (ex. : 3,50 $).

Si tes fichiers utilisent des points-virgules, tu peux utiliser un outil en ligne comme https://onlinetools.com/csv/change-csv-delimiter pour convertir le séparateur de ; à , en quelques clics. Cela évite les erreurs possibles liées à une modification manuelle avec Rechercher et Remplacer.

Vérifie toujours le résultat dans le Bloc-notes avant d’importer dans Salesforce.

3.4 Ordre d’importation dans Salesforce

L’ordre d’importation est crucial à cause des relations entre objets :

1. Comptes en premier — les contacts y font référence via le champ Account Name.
2. Contacts en deuxième — lors de l’import, Salesforce associe chaque contact à son compte en cherchant une correspondance exacte sur Account Name.
3. Leads en dernier — ils sont indépendants (aucun lien avec les comptes ou contacts).

Si tu importes les contacts avant les comptes, Salesforce ne pourra pas créer les liens entre eux.