Importation, regroupement et consolidation de données

Dans un contexte d’entreprise, les données ne se trouvent pas toujours dans le bon classeur, ni dans le bon format. Cette section présente les outils Excel qui te permettent d’importer, de structurer et de regrouper des données provenant de sources variées, ainsi que de consolider l’information dispersée sur plusieurs feuilles.

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Importation de données externes

Excel peut se connecter à différentes sources de données sans que tu aies à copier-coller quoi que ce soit. Cette connexion est souvent dynamique : si la source change, tu peux actualiser les données en un clic.

Astuce

Toutes les importations passent par l’onglet Données > groupe Obtenir et transformer des données (ou Récupérer des données selon ta version d’Excel).

Fichier CSV ou texte

Un fichier CSV (Comma-Separated Values) ou texte (.txt) contient des données brutes séparées par un délimiteur : virgule, point-virgule, tabulation, etc. C’est le format d’exportation universel des logiciels de gestion (ERP, CRM, logiciels comptables).

1. Va dans Données > Obtenir des données > À partir d’un fichier > À partir d’un fichier texte/CSV.
2. Navigue jusqu’au fichier et clique sur Importer.
3. Excel affiche un aperçu et tente de détecter automatiquement le délimiteur. Vérifie que les colonnes sont bien séparées.
4. Si nécessaire, ajuste le délimiteur dans le menu déroulant (virgule, point-virgule, tabulation…).
5. Clique sur Charger pour importer les données directement dans la feuille, ou sur Transformer les données pour les nettoyer d’abord dans Power Query.

Attention

Si tu travailles avec des fichiers produits au Québec, le délimiteur est souvent le point-virgule (;) plutôt que la virgule, car la virgule sert de séparateur décimal en français.

Une fois importées, les données forment un tableau structuré lié à la source. Pour actualiser si le fichier source a changé : Données > Actualiser tout.

Classeur Excel externe

Il est possible de récupérer les données d’un autre classeur Excel (.xlsx) sans l’ouvrir manuellement — et de maintenir le lien entre les deux fichiers.

1. Va dans Données > Obtenir des données > À partir d’un fichier > À partir d’un classeur Excel.
2. Sélectionne le fichier source et clique sur Importer.
3. Le Navigateur s’ouvre : il liste toutes les feuilles et les tableaux disponibles dans ce classeur.
4. Sélectionne la feuille ou le tableau voulu, puis clique sur Charger.

Astuce

Pour importer plusieurs feuilles à la fois, coche Sélectionner plusieurs éléments en haut du Navigateur.

Comme pour le CSV, les données importées restent liées au fichier source. Un clic sur Actualiser tout suffit pour refléter les modifications faites dans le classeur source.

Données web

Excel peut extraire des tableaux directement depuis une page web. C’est utile pour récupérer des données publiques : taux de change, statistiques de l’ISQ, données ouvertes du gouvernement du Québec, etc.

1. Va dans Données > Obtenir des données > À partir d’autres sources > À partir du web.
2. Colle l’URL de la page et clique sur OK.
3. Excel analyse la page et liste les tableaux détectés dans le Navigateur.
4. Sélectionne le tableau qui t’intéresse et clique sur Charger.

Attention

L’importation web fonctionne bien avec les pages qui contiennent des tableaux HTML bien structurés (ex. : Wikipédia, sites gouvernementaux). Les sites à contenu dynamique chargé par JavaScript peuvent poser problème.

Les données web peuvent être configurées pour se mettre à jour automatiquement. Clique droit sur le tableau importé > Propriétés de la connexion pour ajuster la fréquence d’actualisation.

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Sous-totaux et regroupements

Lorsqu’une liste de données est triée par catégorie, Excel peut automatiquement calculer des sous-totaux par groupe et offrir une vue hiérarchique pour naviguer dans les données.

Attention

L’outil Sous-total fonctionne sur une plage de cellules ordinaire, pas sur un tableau structuré. Si tes données sont dans un tableau Excel, convertis-le d’abord en plage : clic droit sur le tableau > Tableau > Convertir en plage.

Outil Sous-total automatique

L’outil Sous-total (onglet Données > groupe Plan > Sous-total) insère automatiquement des lignes de sous-totaux à chaque changement de valeur dans une colonne choisie.

1. Trie d’abord ta liste sur la colonne qui servira de regroupement (ex. : département, région, catégorie de produit). Cette étape est indispensable — Excel détecte les groupes à partir des changements de valeur consécutifs.
2. Clique sur une cellule à l’intérieur de ta liste, puis va dans Données > Plan > Sous-total.
3. Dans la boîte de dialogue :
   • À chaque changement de : choisis la colonne de regroupement (ex. : Région).
   • Utiliser la fonction : sélectionne l’opération voulue (Somme, Moyenne, NB, Max…).
   • Ajouter un sous-total à : coche la ou les colonnes à calculer (ex. : Montant des ventes).
4. Clique sur OK. Excel insère les lignes de sous-totaux et active automatiquement la vue en plan.

Une fois les sous-totaux insérés, des symboles apparaissent à gauche de la feuille pour naviguer entre les niveaux de détail :

Bouton	Affichage
1	Total général seulement
2	Sous-totaux par groupe
3	Toutes les lignes de détail

Pour supprimer tous les sous-totaux : Données > Plan > Sous-total > Supprimer tout.

Grouper et dégrouper manuellement

Le regroupement manuel permet de réduire ou de développer des sections de lignes ou de colonnes que tu définis toi-même — pratique pour masquer temporairement des données détaillées sans les supprimer.

Regrouper des lignes :

1. Sélectionne les lignes à regrouper en cliquant sur leurs numéros dans la marge de gauche.
2. Va dans Données > Plan > Grouper (raccourci : Alt+Maj+→).
3. Un symbole – apparaît à gauche : clique dessus pour réduire le groupe, + pour le déplier.

Pour dégrouper : sélectionne les lignes regroupées > Données > Plan > Dégrouper.

Astuce

Le groupement fonctionne aussi sur des colonnes. C’est utile pour masquer des colonnes de calculs intermédiaires dans un rapport final, tout en les conservant pour d’éventuels ajustements.

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Consolidation de données

La consolidation permet de combiner des données numériques provenant de plusieurs feuilles en un seul tableau récapitulatif. C’est l’outil idéal pour agréger des rapports mensuels, des budgets par département ou des résultats par succursale qui partagent la même structure.

Conditions préalables

Pour que la consolidation fonctionne correctement :

• Les feuilles sources doivent avoir la même structure (mêmes libellés de lignes et de colonnes).
• Si tu consolides par position, les données doivent se trouver aux mêmes cellules sur chaque feuille.
• Si tu consolides par étiquette, les libellés doivent être identiques, mais peuvent être dans un ordre différent.

Consolider par position

1. Crée une nouvelle feuille vide destinée à recevoir le tableau consolidé.
2. Clique sur la cellule qui recevra le coin supérieur gauche du résultat.
3. Va dans Données > Outils de données > Consolider.
4. Dans la boîte de dialogue :
   • Fonction : choisis l’opération souhaitée (Somme, Moyenne, NB…).
   • Référence : clique dans ce champ, navigue vers la première feuille source, sélectionne la plage de données, puis clique sur Ajouter. Répète pour chaque feuille.
5. Clique sur OK : Excel calcule le tableau consolidé.

Consolider par étiquette

Si les lignes ou les colonnes ne sont pas dans le même ordre sur toutes les feuilles, utilise la consolidation par étiquette :

1. Reprends les mêmes étapes que ci-dessus.
2. Dans la boîte de dialogue Consolider, coche Ligne du haut et/ou Colonne de gauche selon la position de tes étiquettes.
3. Excel associe les données par libellé plutôt que par position — les éléments absents d’une feuille sont simplement ignorés pour cette feuille.

Astuce

Coche Lier aux données source pour que le tableau consolidé se mette à jour automatiquement si les feuilles sources changent. Des lignes masquées seront insérées pour maintenir le lien — tu peux les afficher en dépliant les groupes dans le plan à gauche de la feuille.

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Pour aller plus loin: Power Query et SQL

Les outils vus jusqu’ici sont amplement suffisants pour la plupart des tâches courantes. Mais dans les entreprises, les données proviennent souvent de systèmes beaucoup plus volumineux ou complexes. Deux technologies dominent ce domaine : Power Query et SQL.

Power Query

Power Query est l’outil de transformation de données intégré à Excel (et à Power BI). Chaque fois que tu as cliqué sur Transformer les données lors d’une importation, tu entrais dans Power Query sans nécessairement le savoir.

Ce qu’il permet de faire :

• Nettoyer des données brutes : supprimer des colonnes inutiles, renommer des en-têtes, corriger des formats de date ou de nombre.
• Combiner plusieurs sources en un seul tableau (fusion de tables, empilement de feuilles).
• Transformer les données sans toucher au fichier source — toutes les étapes sont enregistrées et rejoués à chaque actualisation.
• Automatiser : une fois le traitement configuré, il s’applique automatiquement aux nouvelles données chaque mois.

SQL

SQL (Structured Query Language) est le langage universel pour interroger des bases de données relationnelles — les systèmes utilisés par la plupart des ERP, logiciels RH et plateformes de commerce en ligne.

Plutôt que d’exporter des données dans Excel pour les analyser, SQL permet d’interroger directement la base de données et de n’extraire que ce dont on a besoin.

Exemple de requête SQL typique :

SELECT departement, SUM(salaire) AS masse_salariale
FROM employes
WHERE statut = 'actif'
GROUP BY departement
ORDER BY masse_salariale DESC;

Cette requête retourne la masse salariale active par département, triée en ordre décroissant — l’équivalent d’un tableau croisé dynamique, mais exécuté directement sur la base de données.

Note

Excel peut se connecter à des bases de données SQL via Données > Obtenir des données > À partir d’une base de données. C’est une porte d’entrée vers l’analyse de données à plus grande échelle, sans quitter l’environnement Excel.

En tant que futur·e gestionnaire, tu n’auras peut-être pas à écrire du SQL toi-même, mais comprendre ce que ces outils font te permettra de collaborer efficacement avec les équipes TI et d’analyser des données à une échelle qu’Excel seul ne peut pas atteindre.